当前城市排水设施档案管理存在的问题与对策

专家观点 2010-04-14 12:08:32

 

  摘 要:首先对城市排水设施建设前期档案资料管理基本问题进行阐释,在此基础上对我国目前城市排水设施建设前期档案资料管理存在的问题进行分析。然后对城市排水设施建设前期档案管理提出建议和措施。
  关键词:排水设施 档案管理 问题 对策
  
  排水设施是指社会生产以及为居民生活提供公共服务的物质工程设施,是用于保证国家或地区社会经济活动正常运行的公共服务系统。它是社会赖以生存发展的一般物质条件。它是国民经济各项事业发展的基础和载体。其运营质量直接关系到国民经济的发展和社会的和谐进步。城市排水设施建设工程前期档案也叫工程准备阶段文件,是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。
  城市排水设施建设是城市建设的一部份。前期档案是工程项目档案的重要组成部分,是工程建设的凭证性和基础性文件材料,是一个主体单位永久保存的法律性原始凭证。只有规范前期档案管理,明确归档范围,保证前期档案的齐全、完整,才能为主体工程档案管理打下良好的基础。在当前城市化进程迅猛发展的今天,城市排水设施投资规模不断扩大、排水设施建设项目持续猛增,另一方面排水设施建设项目涵盖的工程类型也越来越多。因此,研究城市排水设施建设前期档案资料问题具有重要的意义。
  
  1.当前城市排水设施档案管理存在的问题
  
  从目前我国排水设施建设前期档案的状况来看,主要是存在着重建设,轻档案,对工程档案缺乏足够的重视,使得工程档案资料不规范、不齐全,甚至出现造假现象;同时档案管理人员大多没有参加专业知识训练,管理水平低,服务意识差,工作往往处于被动应付状态,从而大大影响了工程档案的质量,具体问题如下:
  1.1 建档意识不强
  近年来,我国市政建设投资规模不断扩大、工程数量持续猛增,每年都有很多排水设施建设项目竣工。同时排水设施建设项目涵盖的工程类型也越来越多,由原先的地面道路工程排水系统以及桥梁工程排水系统,发展到现在的高架道路工程、隧道工程、高速公路工程等多元化的排水设施建设。因此,如何加强排水设施建设档案的管理,保证其完整、准确、系统,并得到妥善保管和有效利用,是建设和管理单位必须引起关注的重要问题。但是,无论是建设单位还是主管单位普遍缺乏这种意识,更没有一种对于前期档案管理重要性的科学认识。因而导致前期档案建立的条件先天不足。
  1.2 档案制度不完善
  从目前来看,前期档案建立制度不够完善和制度形同虚设并存,除了反映出缺乏应有的科学意识外,我想可能更多的是跟无法可依有必然的关系,虽然我们有档案法,但是档案法不能明确和详尽地规定前期档案的管理细则,这在很大情况下失去法律对过程的监督。另一方面,从立法角度来讲,我个人认为应有专门的管理实施细则,这样可以从根本上约束人们对于档案法规的“轻视”。另外,我们也要看到,排水设施建设是由政府完全主导的,这里面就会滋生行业与行业之间、部门与部门之间“你推我,我推你”等情况,部门不同,要求不同,标准不同,因此,产生的多种矛盾交叉很难统一协调。
  1.3 管理主体缺位
  在我国,除档案局、城建档案馆有专业人员外,其它一些部门、单位很少有专职档案管理人员,大多为一些兼职人员。这部分人员责任心不强,对档案基本知识、基本技能和基本原则掌握不够。同时,排水设施建设档案工作的好坏与各级领导的重视密切相关。但在实际工作中往往是重建设、轻档案,造成在工程建设的过程中,档案部门一是不能及时准确到位,介入到工程建设的前期、中期、后期当中;二是具体工作团队的能力有限,介入后也无法达到应有的工作标准。特别在人手少的条件下,根本无法确保一名技术员或排水设施建设人员担负起排水设施建设档案的管理,与各参建单位工程技术人员一起负责现场技术文件、工程图纸的积累和收集整理。
  1.4 缺乏专业人员
  当前,相关工作人员对档案工作的方针、政策、法规、标准、规定不了解,档案意识和依法治档观念不强,这是目前存在的较为严重的问题。例如在招投标、签订合同协议之前,不明确如下事项:乙方移交甲方档案材料的目录和份数,移交档案方移交甲方档案材料的目录和份数,移交档案材料的纸张规格,不了解档案材料移交的具体规定等。
  
  2.加强城市排水设施档案管理的措施
  
  2.1 明确档案资料管理的主体
  收集整理材料的阶段性,要求排水设施施工部门先出图再施工,以保证图纸资料的完整性,做到进行某项建筑维修、改建时,事先通知档案室,档案室接到通知后,着手准备排水设施项目的档案资料,以最快、最有效的方式向维修排水设施部门提供准确、完整的档案资料。比如在施工期间,会产生大量的施工、设备安装及各种试验活动的原始记录,还有验收、隐蔽工程记录、变更和设计通知单等文件材料,这期间文件收集是难点,我们必须走出档案室,深入到工地,主动与主管排水设施的领导联系,了解施工的进展,充分掌握排水设施档案形成的自然规律,认真地分析和研究文件材料,抓好文件资料的收集工作。
  2.2 确保档案真实、齐全、完整
  排水设施档案资料种类多而且复杂,有表面的、隐蔽的,有临时的、永久的,有文字的和图纸的,对待每类材料,首先都必须认真核实、登记,造册立卷,保证做到案卷质量的完整、准确。一是必须及时收集排水设施档案材料。近几年,各级排水设施的改建、扩建工程逐渐增多,边报批、边设计、边建设的事情经常发生,这就给档案的收集带来很多困难,如果档案工作人员不了解情况,不及时进行收集、整理,文件材料就可能导致分散、零乱,甚至遗失。二是必须保证档案材料的真实性。排水设施的档案部门应与排水设施部门密切配合、齐心协力、共同监督,严把排水设施项目材料的质量关,要求施工部门先出图再施工,以保证项目材料的完整性,使其不漏页、不缺项,做到有物必有图文,图物相符。充分做好排水设施前期档案的收集、核实工作,力求后期的整档工作完整、齐全、真实。
  2.3 实现排水设施档案的系统化、规范化、制度化
  排水设施档案的系统有效利用,是发挥排水设施档案作用,实现其价值的前提。加强管理必须抓住收集齐全、材料系统这两个环节。保持归档文件的完整性是档案系统的前提,也是最重要的工作环节。排水设施档案来源分散,形成周期长,同时内容繁杂、数量庞大,给做好收集工作带来很大的困难。档案人员只有全面了解工程项目建设情况,才能合理确定各阶段文件材料归档范围,既不重复也不遗漏。收集工作要从平时做起,阶段工作完成后要对归档文件完整性进行检查,检查归档材料是否齐全、完整。同时要注重特殊形式的文件材料的收集。现行的排水设施建设过程中,除了传统的纸质文件外,还会产生许多照片、电子文件等,这些特殊的文件材料也反映了市政建设的过程,是工程项目档案不可缺少的组成部分,在收集时不能疏忽遗漏。把握归档文件的系统性,是实现排水设施档案有效利用的先决条件。排水设施建设项目归档材料只有在完整、准确的基础上,按照国家相关规范进行系统化整理和编目,科学分类,合理组卷,才能为今后工程管理和运行提供依据。
  2.4 做好档案人员业务培训
  (1)政治素质培训。主要指档案人员的政治理论水平及职业道德等。这就要求档案人员要牢牢把握正确的政治方向、政治立场和政治观点,加强政治纪律,提高政治鉴别力和政治敏锐性。(2)业务素质培训。主要指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案人员应具有较高的专业知识,不仅学习掌握档案理论知识,还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术。(3)创新能力培训。档案人员还要在继承传统的基础上,研究探索档案工作发展中出现的新情况、新问题,大胆地更新观念、更新知识、更新管理手段,用先进的观念和技术解决新问题,丰富和发展档案工作的理论与实践,开展档案服务工作,促进档案工作的发展跟上时代节拍。
  
  参考文献:
  [1]李丹.从城市可持续发展角度看城市规划政策与管理[D].国防科学技术大学2004:5.
  [2]应巧蓓.公共事业民营化:意义与问题-基于台州高速公路的案例研究[D].浙江大学2004:11.
  [3]周素兰.多管齐下,做好基础设施建设档案的收集工作[J].浙江档案,2008,7:59.
  [4]张青林.关于建立工程项目管理的对立统一观.[J].中国建设报2006,2:10-20.
  
  作者简介:周小娟,大学本科,从事多年档案管理工作。

上一篇利用市场机制强化风险管理促进安.. 下一篇全面创建经济型设备状态预知维修..
[责任编辑:pmec]